Sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan järjestelmät

Konsernin sisäisen valvonnan järjestelmien tarkoituksena on varmistaa, että yhtiön julkaisemat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeat tiedot konsernin taloudellisesta tilasta. Konsernissa on määritelty alla mainituille toiminnan keskeisille yksiköille konsernin laajuisesti noudatettavat ohjeet ja toimintapolitiikat, joiden tarkoituksena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista.

Konsernin liiketoiminnot koostuvat kahdesta kokonaisuudesta; valmistustoiminnasta ja rengasketjusta. Valmistustoiminta on jaettu tulosyksiköihin, joita ovat Henkilöautonrenkaat, Raskaat Renkaat (Raskaat Renkaat eriytettiin omaksi yhtiökseen 1.1.2006 alkaen) sekä Muu liiketoiminta. Tulosyksiköt vastaavat liiketoimintaalueittensa toiminnasta, sen tuloksesta, riskienhallinnasta, taseesta ja investoinneista eri palvelufunktioiden tukemana. Konserniin kuuluvat myyntiyhtiöt ovat osa myyntifunktiota, ja ne toimivat tuotteiden jakelukanavana paikalliselle markkina-alueelle. Rengasketju on organisoitu omaksi alakonsernikseen. Alakonsernin emoyhtiö on Vianor Holding Oy, josta emoyhtiö Nokian Renkaat Oyj omistaa 100 %. Alakonserniin kuuluvat eri maissa toimivat rengasliikkeet.

Yhtiön tytäryhtiöiden toiminnan operatiivisesta johtamisesta vastaa kunkin tytäryhtiön toimitusjohtaja. Myyntiyhtiöiden toimitusjohtajat raportoivat konsernin myyntijohtajalle, ja Vianorin yhtiöiden toimitusjohtajat raportoivat Vianor-tulosyksikön johtajalle.

Sisäisen valvonnan toimivuudesta vastaa hallitus, sitä ohjaa johto ja toteuttaa koko organisaatio. Sisäinen valvonta ei ole erillinen toiminto vaan kiinteä osa kaikkea toimintaa ja se toimii konsernin kaikilla tasoilla. Päävastuu valvonnasta on operatiivisella johdolla. Jokainen esimies on velvollinen järjestämään vastuullaan olevassa toiminnassa riittävän valvonnan ja seuraamaan sen toimivuutta jatkuvasti. Talousjohtaja vastaa taloushallinnon ja raportoinnin prosessien sekä niiden sisäisen valvonnan järjestämisestä. Konsernin sisäisen ja ulkoisen laskennan vastuut on keskitetty emoyhtiön talousfunktioon, joka vastaa liiketoiminta-alueiden talousinformaation tuottamisesta ja sen oikeellisuudesta.

Konsernitilinpäätöksen (IFRS) laatimisprosessi, valvontatoimenpiteet sekä raportointiprosessiin liittyvät toimenkuvat ja vastuualueet on määritelty. Yhtiön talousosasto tuottaa konsernitason ja liiketoiminta- alueiden konsolidoinnit ja informaation. Kukin konsernin juridinen yhtiö tuottaa yhtiön talousosaston valvonnassa oman informaationsa laadittuja ohjeita ja paikallista lainsäädäntöä noudattaen. Konsernin ja liiketoimintayksiköiden liikevaihtoa ja tulosta analysoidaan ja konsernin tulosta verrataan johdon näkemykseen liiketoiminnan kehittymisestä ja operatiivisista järjestelmistä saatuun tietoon. Tilinpäätösstandardien tulkinta ja soveltaminen on keskitetty konsernin emoyhtiön talousfunktioon, joka myös valvoo näiden standardien noudattamista.

Tehokas sisäisen valvonnan järjestelmä vaatii riittävää, oikea-aikaista ja luotettavaa tietoa, jotta johto pystyy seuraamaan tavoitteiden saavuttamista ja valvonnan toimivuutta. Tämä kattaa sekä taloudellisen että muun informaation, tietojärjestelmien kautta saatavan tiedon sekä muuten sisäisesti ja ulkoisesti välitettävän tiedon. Taloushallinnon ohjeistus ja muu ohjeistus on jaettu intranetissä niitä tarvitseville, ja henkilöstölle järjestetään tarvittaessa koulutusta ohjeistukseen liittyen. Kommunikointi liiketoimintayksiköiden kanssa on jatkuvaa. Yhtiön tulosta seurataan sisäisesti kuukausiraportoinnilla, jota täydennetään rullaavilla ennusteilla. Tuloksesta tiedotetaan henkilöstölle välittömästi virallisten pörssitiedotteiden julkaisemisen jälkeen.

Konsernin sisäinen tarkastus arvioi ja tarkastaa riskienhallinnan, sisäisen valvonnan ja hallintoprosessien tehokkuutta. Sisäinen tarkastus on itsenäinen ja objektiivinen toiminto, jonka tavoitteena on auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa. Konsernin sisäisen tarkastuksen toimintoa johtaa hallituksen ja toimitusjohtajan alaisuudessa toimiva sisäinen tarkastaja (CAE). Konsernin tarkastustoiminto on suunniteltu toteutettavaksi sisäisen tarkastuksen ammattistandardien mukaisesti.

Vuonna 2015 sisäinen tarkastus keskittyi arvioimaan mm. eräiden maayhtiöiden toimintaa ja riskejä, hallinnoinnin järjestelyjä ja ohjeistusta, yritysvastuu- ja tietoturvallisuusasioita sekä eräitä väärinkäytösriskejä. Ulkopuolinen arvioija suoritti konsernin sisäisen tarkastuksen arvioinnin keväällä 2015. Sisäisen tarkastuksen ensisijaisena toiminnallisena raportointikanavana on Tarkastusvaliokunta. Vianorin sisäinen tarkastus, joka keskittyy myyntipisteiden ohjaamiseen ja toimintojärjestelmän mukaisen toiminnan varmistamiseen, raportoi konsernin sisäiselle tarkastajalle ja maajohtajille.

Riskienhallinta

Konsernissa on hallituksen hyväksymä riskienhallintapolitiikka, joka tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista ja varmistaa liiketoiminnan jatkuvuutta. Konsernin riskienhallintapolitiikka keskittyy sekä liiketoiminnan mahdollisuuksiin liittyvien riskien että konsernin tavoitteiden saavuttamista uhkaavien riskien hallintaan muuttuvassa toimintaympäristössä.

Riskit on luokiteltu strategisiin, toiminnallisiin, rahoituksellisiin ja vahinkoriskeihin. Strategiset liiketoimintariskit liittyvät asiakassuhteisiin, kilpailijoiden toimintaan, poliittisiin riskeihin, maariskeihin, brändiin, tuotekehitykseen sekä investointeihin. Toiminnalliset riskit liittyvät joko puutteisiin tai virheisiin yhtiön prosesseissa, henkilöstön toiminnassa tai järjestelmissä, tai ulkoisiin tapahtumiin, kuten esimerkiksi lainsäädäntöön, oikeusjärjestelmän tai viranomaisten ennalta arvaamattomiin päätöksiin tai raaka-ainehintojen muutoksiin. Rahoitusriskit (liitetieto 29) liittyvät korko- ja valuuttamarkkinoiden liikkeisiin, jälleenrahoitukseen sekä vastapuoli- ja saatavariskeihin. Vahinkoriskit voivat aiheuttaa tapaturmia, omaisuusvahinkoja, tuotantokatkoksia, ympäristövaikutuksia tai korvausvelvoitteita.

Nokian Renkaiden toimintaan kohdistuvia merkittävimpiä riskejä ovat Venäjän liiketoimintaympäristöön liittyvät maariskit, maineriskit, tuotteisiin ja tuotekehitykseen liittyvät riskit, tuotannon keskeytysriskit, valuutta- ja saatavariskit sekä yhtiön ohjausjärjestelmään ja tietohallintoon kohdistuvat riskit. Yrityksen tuotestrategiasta johtuen myös markkinointiin ja logistiikkaan liittyvät keskeytysriskit voivat olla merkittäviä erityisesti sesonkimyynnin osalta.

Riskienhallinnan prosessissa riskit pyritään tunnistamaan ja arvioimaan, jonka jälkeen suunnitellaan ja toteutetaan käytännössä toimenpiteet kunkin riskin osalta. Toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi riskin välttäminen, pienentäminen eri keinoin tai riskin siirtäminen vakuutuksin tai sopimuksin. Valvontatoiminnoilla tai -toimenpiteillä tarkoitetaan varmistavia ja varmentavia menettelyjä, joilla pienennetään riskejä ja varmistetaan riskienhallintatoimenpiteiden suorittaminen.

Riskienhallinnassa ei ole omaa erillistä organisaatiota, vaan sen vastuut noudattavat muun liiketoiminnan ja organisaation mukaista vastuujakoa. Yhtiön hallitus käsittelee riskejä vuosittain strategiaprosessin yhteydessä.