FacebookInstagramLinkedInmenu-iconPinicon-playscroll-downsearchTwitterShapeYouTube
Menu

Sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan järjestelmät

Sisäinen valvonta

Konsernin sisäisen valvonnan järjestelmien tarkoituksena on varmistaa, että yhtiön toiminta on voimassa olevien lakien ja määräysten sekä yhtiön liiketoimintaperiaatteiden mukaista. Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvän sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että yhtiön julkistamat taloudelliset raportit on laadittu yhtiön soveltamien laskentaperiaatteiden mukaisesti ja ne antavat olennaisesti oikeat tiedot konsernin taloudellisesta tilasta sekä varmistaa, että taloudellinen raportointi on täsmällistä ja luotettavaa. Konsernissa on määritelty alla mainituille toiminnan keskeisille yksiköille konsernin laajuisesti noudatettavat toimintapolitiikat ja ohjeet, joiden tarkoituksena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista.

Konsernin liiketoiminnot koostuvat Henkilöauton-renkaat-, Raskaat Renkaat- ja Vianor-liiketoimintayksiköistä. Henkilöautonrenkaat-liiketoimintayksikkö on vielä jaettu liiketoiminta-alueisiin, joita ovat Amerikka, Eurooppa, Pohjoismaat ja Venäjä ja Aasia. Raskaat Renkaat- ja Henkilöautonrenkaat-liiketoiminta-alueet vastaavat omasta toiminnastaan, sen tuloksesta, riskienhallinnasta, taseesta ja investoinneista eri palvelufunktioiden tukemana. Konserniin kuuluvat myyntiyhtiöt toimivat tuotteiden jakelukanavana paikalliselle markkina-alueelle. Rengasketju on organisoitu omaksi alakonsernikseen. Alakonserniin kuuluvat eri maissa toimivat rengasliikkeet.

Tytäryhtiöt ovat vastuussa omasta päivittäisestä toiminnastaan ja hallinnostaan. Ne raportoivat kyseisen liiketoiminta-alueen johtajalle ja Vianor-ketju raportoi Vianor-yksikön johtajalle.

Hallitus vastaa sisäisen valvonnan toimivuudesta. Valvonta-mekanismeja ohjaa johto ja niitä toteuttaa koko organisaatio. Sisäinen valvonta on kiinteä osa kaikkea toimintaa ja se toimii konsernin kaikilla tasoilla. Päävastuu valvonnasta on yhtiön operatiivisella johdolla. Jokainen esimies on velvollinen järjestämään vastuullaan olevassa toiminnassa riittävän valvonnan ja seuraamaan sen toimivuutta jatkuvasti. Talousjohtaja vastaa taloushallinnon ja raportoinnin prosessien sekä niiden sisäisen valvonnan järjestämisestä. Konsernin sisäisen ja ulkoisen laskennan vastuut on keskitetty emoyhtiön talousfunktioon, joka vastaa eri alueiden talousinformaation tuottamisesta ja sen oikeellisuudesta.

Konsernitilinpäätöksen (IFRS) laatimisprosessi, valvontatoimenpiteet sekä raportointiprosessiin liittyvät toimenkuvat ja vastuualueet on määritelty. Yhtiön talousosasto tuottaa konsernitason ja eri alueiden konsolidoinnit ja informaation. Kukin konsernin juridinen yhtiö tuottaa yhtiön talousosaston valvonnassa oman informaationsa laadittuja ohjeita ja paikallista lainsäädäntöä noudattaen. Tilinpäätösstandardien tulkinta ja soveltaminen on keskitetty konsernin emoyhtiön talousyksikköön, joka myös valvoo näiden standardien noudattamista.

Tehokas sisäisen valvonnan järjestelmä vaatii riittävää, oikea-aikaista ja luotettavaa tietoa, jotta johto pystyy seuraamaan tavoitteiden saavuttamista ja valvonnan toimivuutta. Tämä kattaa sekä taloudellisen että muun informaation, tietojärjestelmien kautta saatavan tiedon sekä muuten sisäisesti ja ulkoisesti välitettävän tiedon. Taloushallinnon ohjeistus ja muu ohjeistus on jaettu intranetissä niitä tarvitseville, ja henkilöstölle järjestetään tarvittaessa koulutusta ohjeistukseen liittyen. Kommunikointi liiketoimintayksiköiden kanssa on jatkuvaa. Yhtiön tulosta seurataan sisäisesti kuukausiraportoinnilla, jota täydennetään päivitetyillä ennusteilla. Tuloksesta tiedotetaan henkilöstölle välittömästi virallisten pörssitiedotteiden julkistamisen jälkeen.

SIJOITTAJAViestintä

Nokian Renkaiden sijoittajasuhteiden tavoitteena on välittää osakemarkkinoille säännöllisesti ja johdonmukaisesti olennaista, oikeaa, riittävää ja ajantasaista tietoa Nokian Renkaiden osakkeen arvonmäärityksen perustaksi. Periaatteina ovat tasapuolisuus, avoimuus ja täsmällisyys.

Riskienhallinta

Konsernissa on käytössä hallituksen hyväksymä riskienhallintapolitiikka, joka tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista ja varmistaa liiketoiminnan jatkuvuuden. Konsernin riskienhallintapolitiikka keskittyy sekä liiketoiminnan mahdollisuuksiin liittyvien riskien, että konsernin tavoitteiden saavuttamista uhkaavien riskien hallintaan muuttuvassa toimintaympäristössä.

Riskit on luokiteltu strategisiin, toiminnallisiin, rahoituksellisiin ja vahinkoriskeihin. Strategiset liiketoimintariskit liittyvät asiakassuhteisiin, kilpailijoiden toimintaan, politiikkaan ja lainsäädäntöön liittyviin riskeihin, maariskeihin, brändiin, tuotekehitykseen, ilmastonmuutokseen ja vastuullisuuteen sekä investointeihin. Toiminnalliset riskit liittyvät joko puutteisiin tai virheisiin yhtiön prosesseissa, henkilöstön toiminnassa tai järjestelmissä, sopimusriskeihin, vaatimusten noudattamattomuuteen tai ulkoisiin tapahtumiin, kuten esimerkiksi ennalta tunnistamattomiin toimintaympäristön muutoksiin, kyber- ja tietoturvauhkiin, toimitusketjun hallintaan tai raaka-ainehintojen muutoksiin. Rahoitusriskit liittyvät korko- ja valuuttamarkkinoiden liikkeisiin, likviditeettiin ja jälleenrahoitukseen sekä vastapuoli- ja saatavariskeihin. Vahinkoriskit ovat peräisin puutteista tai virheistä työntekijöiden turvallisuudessa tai ympäristöasioiden hallintajärjestelmissä.

Nokian Renkaiden toimintaan kohdistuvia merkittävimpiä riskejä ovat Venäjän liiketoimintaympäristöön liittyvät maariskit ja muut liiketoimintaympäristön muutosriskit, tuotteisiin ja tuotekehitykseen liittyvät riskit, tuotannon keskeytysriskit, valuutta- ja saatavariskit sekä veroriskit. Yrityksen tuotestrategiasta johtuen myös markkinointiin ja logistiikkaan liittyvät keskeytysriskit voivat olla merkittäviä sesonkimyynnin osalta. Vuonna 2019 tehdyssä riskianalyysissä kiinnitettiin huomiota myös erityisesti yhteiskuntavastuuriskeihin, joista merkittävimmiksi nousivat yhtiön maineeseen ja tuotteiden laatuun liittyvät riskit. Erityisenä painopistealueena olivat tietoturvaan, tietosuojaan ja asiakkaiden tietoihin liittyvät analyysit ja hankkeet.

Riskienhallinnan prosessissa riskit pyritään tunnistamaan ja arvioimaan, jonka jälkeen suunnitellaan ja toteutetaan käytännön toimenpiteet ja jatkuva valvonta kunkin riskin osalta. Toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi riskin välttäminen, sen pienentäminen eri keinoin tai riskin siirtäminen vakuutuksin tai sopimuksin. Valvontatoiminnoilla ja -toimenpiteillä tarkoitetaan varmistavia ja varmentavia menettelyjä, joilla pienennetään riskejä ja varmistetaan riskienhallinta-toimenpiteiden suorittaminen.

Vastuu riskien tunnistamisesta, arvioinnista ja suurelta osin niiden hallinnasta on delegoitu liiketoimintayksiköille ja -alueille sekä tukitoiminnoille. Rahoitus on vastuussa riskinhallintaprosessien, -menetelmien ja -työkalujen kehittämisestä ja ylläpidosta. Yhtiön hallitus seuraa ja arvioi tarkastusvaliokunnan avustamana yhtiön riskienhallinta-järjestelmien tehokkuutta ja valvoo yhtiön strategiaan ja toimintoihin liittyvien riskien arviointia ja hallintaa. Tarkastusvaliokunta valvoo, että riskienhallintatoimenpiteet ovat riskien-hallintapolitiikan mukaiset. Riskianalyysissä esiin nousevat seikat huomioidaan prosessien, vaatimustenmukaisuuden ja valvonnan kehityksessä sekä sisäisten tarkastusten suunnittelussa. Yhtiön hallitus käsittelee merkittävimpiä riskejä vuosittain strategiaprosessin yhteydessä.

Sisäinen tarkastus

Konsernin sisäinen tarkastus arvioi ja tarkastaa suunnitelmallisesti ja järjestelmällisesti riskienhallinnan, sisäisen valvonnan ja hallintoprosessien tehokkuutta. Sisäinen tarkastus on itsenäinen ja objektiivinen toiminto, jonka tavoitteena on auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa. Sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteet on vahvistettu yhtiön hallituksen hyväksymässä sisäisen tarkastuksen työjärjestyksessä.

Konsernin sisäisen tarkastuksen toimintoa johtaa hallituksen alaisuudessa toimiva sisäinen tarkastaja (CAE). Sisäisen tarkastuksen painopistealueet hyväksytään vuosittain hallituksessa. Tarkastustoimeksiannot pohjautuvat yhtiön liiketoimintojen ja yksiköiden keskeisiin strategisiin painopistealueisiin ja niihin liittyviin riskeihin. Sisäisen tarkastuksen toiminta kattaa kaikki Nokian Renkaat -konsernin liiketoiminnot, yksiköt ja prosessit. Sisäinen tarkastaja raportoi havainnoistaan ja sovituista kehitystoimenpiteistä tarkastusvaliokunnalle, hallitukselle, toimitusjohtajalle, talousjohtajalle ja yhtiön johdolle. Yhtiön hallitus seuraa ja arvioi sisäisen tarkastuksen tehokkuutta.

Vuonna 2019 sisäinen tarkastus keskittyi arvioimaan mm. eri liiketoiminta-alueiden ja maaorganisaatioiden toimintaa ja riskejä, hallinnointijärjestelyjä, riskienhallinnan järjestelyjä ja ohjeistusta, yritysvastuu- ja tietoturvallisuusasioita sekä eräitä väärinkäytösriskejä ja -tapauksia. Vianorin sisäinen tarkastus keskittyy myyntipisteiden ohjaamiseen ja toimintojärjestelmän mukaisen toiminnan varmistamiseen. Se raportoi konsernin sisäiselle tarkastajalle sekä maajohtajille.

Lähipiiriliiketoimet

Yhtiöllä on käytännöt, joiden avulla voidaan tunnistaa ja määritellä sen lähipiiri, ja se arvioi ja seuraa lähipiirin liiketoimia varmistaakseen, että kaikki eturistiriidat sekä yhtiön päätöksentekoprosessi otetaan huomioon asianmukaisella tavalla. Tarkastusvaliokunta tarkkailee ja arvioi, miten sopimukset ja muut oikeustoimet yhtiön ja sen lähipiirin välillä noudattavat normaalin toiminnan ja osapuolten riippumattomuuden ehtoja sovellettavien lakien ja säännösten mukaisesti. Yhtiön taloushallinto seuraa ja valvoo lähipiirin liiketoimia osana yhtiön normaaleja raportointi- ja valvontamenettelyjä ja raportoi säännöllisesti tarkastusvaliokunnalle. Yhtiöllä on vain normaaliin liiketoimintaan kuuluvia lähipiiriliiketoimia, joista annetaan tiedot toimintakertomuksessa ja tilinpäätöksen liitetiedoissa. Päätöksentekomenettelyt on lisäksi jäsennelty siten, että eturistiriidat vältetään. Mikäli yhtiöllä olisi liiketoimia, jotka eivät kuulu sen normaaliin liiketoimintaan tai jotka eivät toteudu osapuolten riippumattomuuteen liittyvien ehtojen mukaisesti, tällaiset liiketoimet tulee antaa tarkastusvaliokunnan käsiteltäväksi, hallituksen tulee hyväksyä ne ja ne tulee ilmoittaa toimintakertomuksessa sekä tilinpäätöksen liitetiedoissa.

Sisäpiirihallinto

Yhtiö noudattaa Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta. Tämän lisäksi yhtiö on laatinut hallituksen hyväksymän erillisen sisäpiiriohjeen, joka täydentää muuta sisäpiirisääntelyä ja sisältää ohjeet koskien sisäpiiriläisiä ja sisäpiirihallintoa.

Yhtiön sisäpiirihankkeisiin kuuluvat henkilöt lisätään hankekohtaisiin sisäpiiriluetteloihin. Henkilöt, joilla on sisäpiiritietoa, eivät saa käydä kauppaa yhtiön rahoitusvälineillä hankkeen raukeamiseen tai julkistamiseen saakka. Hankekohtaiseen sisäpiiriluetteloon merkitylle henkilölle ilmoitetaan luetteloon merkitsemisestä ja siitä hänelle aiheutuvista velvollisuuksista ja luettelon ylläpidon päättymisestä. Hankekohtaisen sisäpiiriluettelon perustamisesta on oma ohjeensa.

Yhtiö laatii erillisen luettelon johtotehtävissä toimivista henkilöistä ja heidän lähipiiristään. Yhtiössä markkinoiden väärinkäyttöasetuksen mukaisia johtotehtävissä toimivia henkilöitä vuonna 2019 olivat hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, talous- ja rahoitusjohtaja, liiketoiminta-alueiden johtajat Henkilöautonrenkaat-liiketoimintayksikössä, Nokian Raskaat Renkaat -liiketoimintayksikön johtaja ja Vianor-liiketoimintayksikön johtaja.

Yhtiön johtotehtävissä toimiva henkilö saa tehdä kauppoja yhtiön rahoitusvälineillä vain 30 vuorokauden ajan yhtiön tilinpäätöstiedotteen tai osa- tai puolivuosikatsauksen julkistamispäivän jälkeen.

Myös henkilö, joka osallistuu yhtiön taloudellisten raporttien valmisteluun, laatimiseen ja/tai julkistamiseen saa tehdä kauppoja yhtiön rahoitusvälineillä vain 30 vuorokauden ajan yhtiön tilinpäätöstiedotteen tai osa- tai puolivuosikatsauksen julkistamispäivän jälkeen. Edellä mainittu kaupankäyntikielto koskee myös henkilöitä, jotka käsittelevät Nokian Renkaat -konsernin raportointia ja ennusteita.

Nokian Renkaiden lakiasiainjohtaja vastaa yhtiön sisäpiiriasioiden kokonaisvaltaisesta hoitamisesta sekä siihen liittyvästä viestinnästä (kaupankäyntirajoitukset, johtohenkilöiden liiketoimien ilmoitus- ja julkistamisvelvollisuudet).  Lakiasiainjohtaja tarkistuttaa johtotehtävissä toimivien sekä heidän lähipiiriläistensä tiedot vähintään kerran vuodessa. Talous- ja rahoitusjohtaja toimii lakiasiainjohtajan varahenkilönä sisäpiiriasioissa.

Väärinkäytöksistä ilmoittaminen

Yhtiö on määritellyt prosessit, joiden avulla eri tahot voivat ilmoittaa mahdollisista yhtiön sisäpiiriohjetta tai muuta ohjeistusta koskevista rikkomuksista tai muista väärinkäytöksistä. Yhtiön ulkopuoliset voivat käyttää muun muassa sähköpostiosoitetta whistleblow@nokiantyres.com. Kaikki ilmoitukset väärinkäytöksistä tutkitaan nopeasti ja luottamuksella, ja ilmoittajan henkilöllisyys suojataan niin pitkälle kuin mahdollista.

Tilintarkastus

Tilintarkastajalla on tärkeä rooli osakkeenomistajien nimittämänä valvovana elimenä. Tilintarkastukset antavat osakkeenomistajille puolueettoman mielipiteen tilinpäätöksen ja hallituksen toimintakertomuksen tekotavasta sekä yhtiön kirjanpidosta ja hallinnosta. Vuoden 2019 varsinaisen yhtiökokouksen valitsemana tilintarkastajana toimii KHT-yhteisö KPMG Oy Ab, josta päävastuullisena tilintarkastajana on KHT Lasse Holopainen. Tilintarkastajan toimikausi kestää seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun asti. Voimassa olevien säännösten mukaisten tehtäviensä lisäksi hän raportoi tarkastushavainnoistaan konsernin johdolle.

Konsernin tilintarkastuspalkkiot olivat vuonna 2019 yhteensä 451 290 euroa (2018: 411 326). Muista palveluista tilintarkastusyhteisölle maksetut palkkiot olivat yhteensä 1 146 556 euroa (2018: 827 885).