FacebookInstagrammenu-iconicon-playscroll-downsearchTwitterYouTube
Menu

Sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan järjestelmät

Sisäinen valvonta

Konsernin sisäisen valvonnan järjestelmien tarkoituksena on varmistaa, että yhtiön toiminta on voimassa olevien lakien ja määräysten sekä yhtiön toimintaperiaatteiden mukaista. Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvän sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että yhtiön julkistamat taloudelliset raportit on laadittu yhtiön soveltamien laskentaperiaatteiden mukaisesti ja ne antavat olennaisesti oikeat tiedot konsernin taloudellisesta tilasta sekä varmistaa, että taloudellinen raportointi on täsmällistä ja luotettavaa. Konsernissa on määritelty alla mainituille toiminnan keskeisille yksiköille konsernin laajuisesti noudatettavat toimintapolitiikat ja ohjeet, joiden tarkoituksena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista.

Konsernin liiketoiminnot koostuvat Henkilöautonrenkaat, Raskaat Renkaat ja Vianor liiketoimintayksiköistä. Henkilöautonrenkaat liiketoimintayksikkö on vielä jaettu liiketoiminta-alueisiin, joita ovat Amerikka, Eurooppa, Pohjoismaat ja Venäjä ja Aasia. Raskaat Renkaat ja henkilöautonrenkaiden liiketoiminta-alueet vastaavat omasta toiminnastaan, sen tuloksesta, riskienhallinnasta, taseesta ja investoinneista eri palvelufunktioiden tukemana. Konserniin kuuluvat myyntiyhtiöt toimivat tuotteiden jakelukanavana paikalliselle markkina-alueelle. Rengasketju on organisoitu omaksi alakonsernikseen. Alakonsernin emoyhtiö on Vianor Holding Oy, josta emoyhtiö Nokian Renkaat Oyj omistaa 100 %. Alakonserniin kuuluvat eri maissa toimivat rengasliikkeet.

Yhtiön tytäryhtiöiden toiminnan operatiivisesta johtamisesta vastaa kunkin tytäryhtiön toimitusjohtaja. Myyntiyhtiöiden toimitusjohtajat raportoivat kyseisen liiketoiminta-alueen johtajalle ja Vianorin yhtiöiden toimitusjohtajat raportoivat Vianor-yksikön johtajalle.

Sisäisen valvonnan toimivuudesta vastaa hallitus, sitä ohjaa johto ja toteuttaa koko organisaatio. Sisäinen valvonta ei ole erillinen toiminto vaan kiinteä osa kaikkea toimintaa ja se toimii konsernin kaikilla tasoilla. Päävastuu valvonnasta on operatiivisella johdolla. Jokainen esimies on velvollinen järjestämään vastuullaan olevassa toiminnassa riittävän valvonnan ja seuraamaan sen toimivuutta jatkuvasti. Talousjohtaja vastaa taloushallinnon ja raportoinnin prosessien sekä niiden sisäisen valvonnan järjestämisestä. Konsernin sisäisen ja ulkoisen laskennan vastuut on keskitetty emoyhtiön talousfunktioon, joka vastaa eri alueiden talousinformaation tuottamisesta ja sen oikeellisuudesta.

Konsernitilinpäätöksen (IFRS) laatimisprosessi, valvontatoimenpiteet sekä raportointiprosessiin liittyvät toimenkuvat ja vastuualueet on määritelty. Yhtiön talousosasto tuottaa konsernitason ja eri alueiden konsolidoinnit ja informaation. Kukin konsernin juridinen yhtiö tuottaa yhtiön talousosaston valvonnassa oman informaationsa laadittuja ohjeita ja paikallista lainsäädäntöä noudattaen. Konsernin ja liiketoimintayksiköiden liikevaihtoa ja tulosta analysoidaan ja konsernin tulosta verrataan johdon näkemykseen liiketoiminnan kehittymisestä ja operatiivisista järjestelmistä saatuun tietoon. Tilinpäätösstandardien tulkinta ja soveltaminen on keskitetty konsernin emoyhtiön talousyksikköön, joka myös valvoo näiden standardien noudattamista.

Tehokas sisäisen valvonnan järjestelmä vaatii riittävää, oikea-aikaista ja luotettavaa tietoa, jotta johto pystyy seuraamaan tavoitteiden saavuttamista ja valvonnan toimivuutta. Tämä kattaa sekä taloudellisen että muun informaation, tietojärjestelmien kautta saatavan tiedon sekä muuten sisäisesti ja ulkoisesti välitettävän tiedon. Taloushallinnon ohjeistus ja muu ohjeistus on jaettu intranetissä niitä tarvitseville, ja henkilöstölle järjestetään tarvittaessa koulutusta ohjeistukseen liittyen. Kommunikointi liiketoimintayksiköiden kanssa on jatkuvaa. Yhtiön tulosta seurataan sisäisesti kuukausiraportoinnilla, jota täydennetään rullaavilla ennusteilla. Tuloksesta tiedotetaan henkilöstölle välittömästi virallisten pörssitiedotteiden julkistamisen jälkeen.

SIJOITTAJAViestintä

Nokian Renkaiden sijoittajasuhteiden tavoitteena on välittää osakemarkkinoille säännöllisesti ja johdonmukaisesti olennaista, oikeaa, riittävää ja ajantasaista tietoa Nokian Renkaiden osakkeen arvonmäärityksen perustaksi. Periaatteina ovat tasapuolisuus, avoimuus ja täsmällisyys.

Riskienhallinta

Konsernissa on hallituksen hyväksymä riskienhallintapolitiikka, joka tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista ja varmistaa liiketoiminnan jatkuvuutta. Konsernin riskienhallintapolitiikka keskittyy sekä liiketoiminnan mahdollisuuksiin liittyvien riskien, että konsernin tavoitteiden saavuttamista uhkaavien riskien hallintaan muuttuvassa toimintaympäristössä.

Riskit on luokiteltu strategisiin, toiminnallisiin ja rahoituksellisiin riskeihin. Strategiset liiketoimintariskit liittyvät asiakassuhteisiin, kilpailijoiden toimintaan, poliittisiin riskeihin, maariskeihin, brändiin, tuotekehitykseen sekä investointeihin. Toiminnalliset riskit liittyvät joko puutteisiin tai virheisiin yhtiön prosesseissa, henkilöstön toiminnassa tai järjestelmissä, tai ulkoisiin tapahtumiin, kuten esimerkiksi ennalta tunnistamattomiin toimintaympäristön muutoksiin, toimitusketjun hallintaan tai raaka-ainehintojen muutoksiin. Rahoitusriskit liittyvät korko- ja valuuttamarkkinoiden liikkeisiin, jälleenrahoitukseen sekä vastapuoli- ja saatavariskeihin.

Nokian Renkaiden toimintaan kohdistuvia merkittävimpiä riskejä ovat Venäjän liiketoimintaympäristöön liittyvät maariskit ja muut liiketoimintaympäristön muutosriskit, tuotteisiin ja tuotekehitykseen liittyvät riskit, tuotannon keskeytysriskit, valuutta- ja saatavariskit sekä veroriskit. Yrityksen tuotestrategiasta johtuen myös markkinointiin liittyvät riskit sekä logistiikkaan liittyvät keskeytysriskit voivat olla merkittäviä erityisesti sesonkimyynnin osalta. Vuonna 2018 tehdyssä riskianalyysissä kiinnitettiin huomiota erityisesti myös yhteiskuntavastuuriskeihin, joista merkittävimmiksi nousivat maineeseen ja tuotteen laatuun liittyvät riskit. Erityisenä painopistealueena olivat tietoturvaan, tietosuojaan ja asiakkaiden tietoihin liittyvät selvitykset ja hankkeet.

Riskienhallinnan prosessissa riskit pyritään tunnistamaan ja arvioimaan, jonka jälkeen suunnitellaan ja toteutetaan käytännössä toimenpiteet kunkin riskin osalta. Toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi riskin välttäminen, pienentäminen eri keinoin tai riskin siirtäminen vakuutuksin tai sopimuksin. Valvontatoiminnoilla tai -toimenpiteillä tarkoitetaan varmistavia ja varmentavia menettelyjä, joilla pienennetään riskejä ja varmistetaan riskienhallintatoimenpiteiden suorittaminen.

Riskienhallinnassa ei ole omaa erillistä organisaatiota, vaan sen vastuut noudattavat muun liiketoiminnan ja organisaation mukaista vastuujakoa. Yhtiön hallitus seuraa ja arvioi tarkastusvaliokunnan avustamana yhtiön riskienhallintajärjestelmien tehokkuutta ja valvoo yhtiön strategiaan ja toimintoihin liittyvien riskien arviointia ja hallintaa. Tarkastusvaliokunta valvoo, että riskienhallintatoimenpiteet ovat riskienhallintapolitiikan mukaiset. Hallitus käsittelee merkittävimpiä riskejä ja niihin liittyviä toimenpiteitä vuosittain strategiaprosessin yhteydessä.

Sisäinen tarkastus

Konsernin sisäinen tarkastus arvioi ja tarkastaa suunnitelmallisesti ja järjestelmällisesti riskienhallinnan, sisäisen valvonnan ja hallintoprosessien tehokkuutta. Sisäinen tarkastus on itsenäinen ja objektiivinen toiminto, jonka tavoitteena on auttaa organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa. Sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteet on vahvistettu yhtiön hallituksen hyväksymässä sisäisen tarkastuksen työjärjestyksessä.

Konsernin sisäisen tarkastuksen toimintoa johtaa hallituksen ja toimitusjohtajan alaisuudessa toimiva sisäinen tarkastaja (CAE). Konsernin tarkastustoiminto on suunniteltu toteutettavaksi sisäisen tarkastuksen kansainvälisten ammattistandardien mukaisesti. Ulkopuolinen arvioija suoritti konsernin sisäisen tarkastuksen arvioinnin keväällä 2015. Sisäisen tarkastuksen painopistealueet hyväksytään vuosittain hallituksessa. Tarkastustoimeksiannot pohjautuvat yhtiön liiketoimintojen ja yksiköiden keskeisiin strategisiin painopistealueisiin ja niihin liittyviin riskeihin. Sisäisen tarkastuksen toiminta kattaa kaikki Nokian Renkaat –konsernin liiketoiminnot, yksiköt ja prosessit. Sisäinen tarkastaja raportoi havainnoistaan ja sovituista kehitystoimenpiteistä tarkastusvaliokunnalle, hallitukselle ja toimitusjohtajalle. Yhtiön hallitus seuraa ja arvioi sisäisen tarkastuksen tehokkuutta.

Vuonna 2018 sisäinen tarkastus keskittyi arvioimaan mm. eräiden maayhtiöiden toimintaa ja riskejä, hallinnoinnin ja riskienhallinnan järjestelyjä ja ohjeistusta, yritysvastuu- ja tietoturvallisuusasioita sekä eräitä väärinkäytösriskejä ja -tapauksia, ml. Black Donuts -case, jossa Nokian Renkaat oli asianomistaja. Vianorin sisäinen tarkastus, joka keskittyy myyntipisteiden ohjaamiseen ja toimintojärjestelmän mukaisen toiminnan varmistamiseen, raportoi konsernin sisäiselle tarkastajalle ja maajohtajille.

Lähipiiriliiketoimet

Yhtiössä arvioidaan ja seurataan sen lähipiirin liiketoimia ja varmistetaan, että kaikki eturistiriidat sekä yhtiön päätöksentekoprosessi otetaan huomioon asianmukaisella tavalla. Yhtiön taloushallinto seuraa ja valvoo lähipiirin liiketoimia osana yhtiön normaaleja raportointi- ja valvontamenettelyjä. Yhtiöllä on vain normaaliin liiketoimintaan kuuluvia lähipiiriliiketoimia, joista annetaan tiedot toimintakertomuksessa ja tilipäätöksen liitetiedoissa. 

Sisäpiirihallinto

Yhtiö noudattaa Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta. Tämän lisäksi yhtiö on laatinut hallituksen hyväksymän sisäpiiriohjeen, joka täydentää muuta sisäpiirisääntelyä ja sisältää ohjeet koskien sisäpiiriläisiä ja sisäpiirihallintoa.

Sisäpiirihankkeisiin kuuluvat henkilöt lisätään hankekohtaisiin sisäpiiriluetteloihin. Henkilöt, joilla on sisäpiiritietoa, eivät saa käydä kauppaa yhtiön rahoitusvälineillä hankkeen raukeamiseen tai julkistamiseen saakka. Hankekohtaiseen sisäpiiriluetteloon merkitylle henkilölle ilmoitetaan luetteloon merkitsemisestä ja siitä hänelle aiheutuvista velvollisuuksista ja luettelon ylläpidon päättymisestä. Hankekohtaisen sisäpiirin perustamisesta on oma ohjeensa.

Yhtiö laatii erillisen luettelon johtotehtävissä toimivista henkilöistä ja heidän lähipiiristään. Yhtiössä markkinoiden väärinkäyttöasetuksen mukaisia johtotehtävissä toimivia henkilöitä vuonna 2018 olivat hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, talous- ja rahoitusjohtaja, liiketoiminta-alueiden johtajat henkilöautonrenkaat liiketoimintayksikössä, Nokian Raskaat Renkaat liiketoimintayksikön johtaja ja Vianor liiketoimintayksikön johtaja.

Yhtiön johtotehtävissä toimiva henkilö ei saa käydä kauppaa yhtiön rahoitusvälineillä 30 vuorokautta ennen yhtiön tilinpäätöstiedotteen, puolivuosikatsauksen tai osavuosikatsauksen julkistamista (”suljettu ikkuna”). Sama koskee henkilöä, joka osallistuu yhtiön taloudellisten raporttien valmisteluun, laatimiseen ja/tai julkistamiseen. Edellä mainittu kaupankäyntikielto koskee myös henkilöitä, jotka käsittelevät Nokian Renkaat -konsernin taloudellista raportointia ja ennusteita ja joilla on pääsy konsernitason lukuihin eri järjestelmien kautta.

Nokian Renkaiden lakiasiainjohtaja vastaa yhtiön sisäpiiriasioiden kokonaisvaltaisesta hoitamisesta sekä siihen liittyvästä viestinnästä (kaupankäyntirajoitukset, johtohenkilöiden liiketoimien ilmoitus- ja julkistamisvelvollisuudet). Lakiasiainjohtaja tarkistuttaa johtotehtävissä toimivien sekä heidän lähipiiriläisten tiedot vähintään kerran vuodessa. Talous- ja rahoitusjohtaja toimii lakiasianjohtajan varahenkilönä sisäpiiriasioissa. 

Väärinkäytöksistä ilmoittaminen

Yhtiö on määritellyt prosessit, joiden avulla eri tahot voivat ilmoittaa mahdollisista yhtiön sisäpiiriohjetta tai muuta ohjeistusta koskevista rikkomuksista tai muista väärinkäytöksistä. Yhtiön ulkopuoliset voivat käyttää muun muassa sähköpostiosoitetta whistleblow@nokiantyres.com. 

Tilintarkastus

Tilintarkastajalla on tärkeä rooli osakkeenomistajien nimittämänä valvovana elimenä. Tilintarkastukset antavat osakkeenomistajille puolueettoman mielipiteen tilinpäätöksen ja hallituksen toimintakertomuksen tekotavasta sekä yhtiön kirjanpidosta ja hallinnosta. Vuoden 2018 varsinaisen yhtiökokouksen valitsemana tilintarkastajana toimii KHT-yhteisö KPMG Oy Ab, josta päävastuullisena tilintarkastajana on KHT Lasse Holopainen. Tilintarkastajan toimikausi kestää seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun asti. Voimassa olevien säännösten mukaisten tehtäviensä lisäksi hän raportoi tarkastushavainnoistaan konsernin johdolle.

Konsernin tilintarkastuspalkkiot olivat vuonna 2018 yhteensä 411 326 euroa (2017: 406 000). Muista palveluista tilintarkastusyhteisölle maksetut palkkiot olivat yhteensä 827 885 euroa (1 009 000).