Hallinnointi ja ohjausjärjestelmät
Hallinto- ja ohjausjärjestelmä
Nokian Renkaat Oyj (jäljempänä yhtiö) noudattaa yhtiöjärjestyksensä, Suomen osakeyhtiölain sekä Nasdaq OMX Helsinki Oy:n (”Helsingin Pörssi”) listattuja yhtiöitä koskevia sääntöjä ja määräyksiä. Yhtiö noudattaa myös Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n hyväksymää ja 1.1.2009 voimaan tullutta Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia. Koodi on kokonaisuudessaan saatavilla internet-osoitteesta www.cgfinland.fi.
Yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmän perustana on yhtiökokouksen, hallituksen sekä toimitusjohtajan ja konsernin johtoryhmän, edellä mainitun lainsäädännön ja sääntelyn sekä konsernin toimintapolitiikkojen, ohjeistusten ja toimintatapojen muodostama kokonaisuus.
Yhtiökokous
Yhtiössä ylintä päätäntävaltaa käyttää yhtiökokous, jonka tehtävät ja menettelytavat on määritelty osakeyhtiölaissa ja yhtiöjärjestyksessä. Varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään muun muassa yhtiön tilinpäätöksen vahvistamisesta, voitonjaosta sekä vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle. Varsinaisessa yhtiökokouksessa valitaan hallituksen jäsenet ja tilintarkastaja sekä päätetään heidän palkkioistaan. Yhtiökokouksessa voidaan myös päättää esimerkiksi yhtiöjärjestykseen tehtävistä muutoksista, osakeanneista, optio-oikeuksien antamisesta ja omien osakkeiden hankkimisesta.
Ylimääräinen yhtiökokous kutsutaan koolle, kun hallitus katsoo sen aiheelliseksi tai jos tilintarkastaja tai osakkeenomistajat, joilla on yhteensä vähintään yksi kymmenesosa kaikista osakkeista, vaativat sitä kirjallisesti tietyn asian käsittelyä varten.
Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain toukokuun loppuun mennessä, yhtiön hallituksen määräämänä päivänä joko yhtiön kotipaikassa tai Tampereen tai Helsingin kaupungissa. Yhtiöjärjestyksen mukaan kutsu yhtiökokoukseen on julkaistava yhdessä valtakunnallisessa ja yhdessä Tampereen seudulla ilmestyvässä päivälehdessä. Tämän lisäksi yhtiö julkaisee yhtiökokouskutsun pörssi-ilmoituksena sekä kotisivuillaan internetissä.
Vuoden 2009 varsinainen yhtiökokous pidettiin 2.4.2009 Tampere-talossa Tampereella. Kokous vahvisti konsernitilinpäätöksen ja myönsi vastuuvapauden hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle tilivuodelta
2008. Kaikki yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat löytyvät täältä.
Osakkeenomistajan oikeudet
Osakkeenomistajalla on lain mukaan oikeus saada yhtiökokoukselle kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaati sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
Osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen, jos hänet on merkitty osakkeenomistajaksi yhtiön osakasluetteloon 8 päivää ennen yhtiökokousta (täsmäytyspäivä). Osakkeenomistaja voi myös valtuuttaa asiamiehen toimimaan puolestaan yhtiökokouksessa. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja voidaan merkitä tilapäisesti osakasluetteloon yhtiökokoukseen osallistumista varten.
Yhtiökokouksessa osakkeenomistaja saa äänestää täsmäytyspäivänä omistamiensa osakkeiden koko äänimäärällä. Osakkeenomistajalla on kyselyoikeus sellaisen asian osalta, joka on yhtiökokouksen asialistalla. Osakkeenomistajalla on myös oikeus tehdä päätösehdotuksia yhtiökokoukselle kuuluvissa ja asialistalla olevissa asioissa.
Hallitus
Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallituksella on yleistoimivalta niissä yhtiötä koskevissa asioissa, jotka eivät lainsäädännön tai yhtiöjärjestyksen mukaan kuulu yhtiön muille toimielimille. Hallituksen toimintaperiaatteet ja keskeiset tehtävät on määritelty osakeyhtiölaissa, yhtiöjärjestyksessä ja hallituksen työjärjestyksessä. Näistä keskeisimpiä ovat:
- konsernitilinpäätös ja osavuosikatsaukset
- yhtiökokoukselle esitettävät asiat
- toimitusjohtajan nimittäminen
- taloudellisen valvonnan järjestäminen
Lisäksi hallitus käsittelee ja päättää kokouksissaan konsernin kannalta taloudellisesti, liiketoiminnallisesti tai periaatteellisesti merkittävistä asioista, joihin kuuluvat muun muassa:
- konserni- ja tulosyksikköstrategiat
- konsernin toiminta-, budjetti- ja investointisuunnitelmat
- konsernin riskienhallinta- ja raportointimenettely
- konsernirakennetta ja -organisaatiota koskevat päätökset
- merkittävät yksittäiset investoinnit, yritysostot, myynnit tai yritysjärjestelyt
- konsernin vakuutus- ja rahoituspolitiikka
- konsernin johdon palkitsemis- ja kannustinjärjestelmä
- hallituksen valiokuntien nimittäminen sekä
- toimitusjohtajan toiminnan seuraaminen ja arvioiminen
Yhtiöllä ei ole erillistä tarkastusvaliokuntaa. Hallinnointikoodin mukaisista tarkastusvaliokunnan tehtävistä huolehtii hallitus.
Nokian Renkaiden toimitusjohtaja huolehtii siitä, että hallituksen jäsenillä on tarpeelliset ja riittävät tiedot yhtiön toiminnasta.
Hallitus arvioi toimintaansa ja työskentelytapojaan tekemällä itsearvioinnin kerran vuodessa.
Hallituksen kokoonpano
Hallituksen jäsenten lukumäärän ja hallituksen kokoonpanon on mahdollistettava hallituksen tehtävien tehokas hoitaminen. Hallituksen jäseniksi valittavalla on oltava tehtävän edellyttämä pätevyys ja mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen.
Nokian Renkaiden yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukseen kuuluu vähintään kolme ja enintään kahdeksan jäsentä. Hallituksen jäsenet valitsee varsinainen yhtiökokous. Hallituksen jäsenten toimikausi päättyy vaalia seuraavan ensimmäisen varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Varsinainen yhtiökokous päättää myös hallituksen jäsenten palkkioista. Hallitus valitsee yhtiökokouksen jälkeen pitämässään järjestäytymiskokouksessa keskuudestaan puheenjohtajan, jonka toimikausi kestää seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka. Hallituksen kokoukset pidetään pääsääntöisesti Helsingissä. Hallitus vierailee vuosittain konsernin eri yksiköissä ja pitää kokouksensa siellä. Tarvittaessa järjestetään myös puhelinkokouksia. Talousjohtaja ja muut konsernin johtoryhmän jäsenet osallistuvat hallituksen kokouksiin tarpeen mukaan. Tilintarkastaja osallistuu vuosittain tilinpäätöstä käsittelevään kokoukseen. Yhtiön Group General Counsel toimii hallituksen sihteerinä.
Hallitus kokoontui vuonna 2009 yhteensä 8 kertaa, ja jäsenet osallistuivat kokouksiin 88 %:sesti.
Vuonna 2009 yhtiön hallituksessa toimi seitsemän jäsentä.
Hallituksen jäsenten riippumattomuus
Kim Gran toimii yhtiön toimitusjohtajana. Muut hallituksen jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä. Kaikki hallituksen jäsenet Yasuhiko Tanokashiraa lukuun ottamatta ovat riippumattomia yhtiön merkittävistä
osakkeenomistajista.
Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta
Hallitustyöskentelyn tehostamiseksi hallitus on perustanut nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan. Se avustaa hallitusta valmistelemalla hallituksen päätettäväksi kuuluvia asioita ja raportoi toiminnastaan hallitukselle. Valiokunnalla ei ole itsenäistä päätösvaltaa, vaan hallitus tekee päätöksensä kollektiivisesti ja on vastuussa valiokunnalle osoittamiensa tehtävien hoitamisesta. Nimitys- ja palkitsemisvaliokuntaan kuuluivat vuonna 2009 Hille Korhonen, Hannu Penttilä sekä hallituksen puheenjohtaja Petteri Walldén. Hallitus valitsi 8.4.2010 nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan puheenjohtajaksi Petteri Walldénin ja muiksi jäseniksi Hille Korhosen ja Hannu Penttilän.
Valiokunta valmistelee hallituksen ehdotuksen yhtiökokoukselle yhtiön hallitukseen valittavista jäsenistä ja heille maksettavista palkkioista. Tämän lisäksi valiokunta valmistelee hallitukselle ehdotuksen yhtiön
toimitusjohtajasta ja hänelle maksettavasta palkasta ja palkkioista. Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta tekee hallitukselle ehdotuksen myös henkilöstöä koskevien optio-ohjelmien allokaatiosta ja sen perusteista sekä muista kannustepalkkioista.
Valiokunta on kokoontunut kaksi kertaa vuonna 2009. Jäsenet ovat osallistuneet kokouksiin 100 %:sti. Kaikki jäsenet ovat yhtiöstä riippumattomia.
Toimitusjohtaja
Toimitusjohtaja johtaa konsernin liiketoimintaa sekä hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hän saa ryhtyä yhtiön toiminnan laajuus ja laatu huomioon
ottaen epätavallisiin tai laajakantoisiin toimiin vain hallituksen valtuuttamana. Toimitusjohtaja vastaa yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. Yhtiön oimitusjohtajana vuodesta 2000 lähtien on toiminut diplomiekonomi Kim Gran.
Muu johto
Konsernin johtoryhmän tehtävänä on avustaa toimitusjohtajaa yhtiön operatiivisessa johtamisessa. Konsernin kokouskäytännön mukaisesti ns. Management Workshop kokoontuu kerran kuukaudessa. Kokouksiin osallistuvat toimitusjohtajan lisäksi tulosyksikköjohto sekä palvelufunktioista myynti- ja logistiikka-, talous-, strategia/M&A -johto että Venäjän toiminnoista vastaavaa johtaja.
Tarkemmat tiedot konsernin johtoryhmästä.
Palkat ja palkitseminen 2009
Hallituksen jäsenten palkkiot
Yhtiökokous päättää hallituksen jäsenten palkkioista. Vuonna 2009 hallituksen jäsenille maksettiin palkkioina yhteensä 245.000 euroa (236.250 euroa), josta yhtiön osakkeina 8.261 kappaletta (3.766 kappaletta) eli yhteensä 98.000 euroa (98.000 euroa). Valiokuntien jäsenille maksettiin lisäksi kokouspalkkiona 500 euroa niistä valiokuntien kokouksista, joissa he olivat läsnä. Yhtiön optiojärjestelmiin hallituksen jäsenet eivät osallistu. Toimitusjohtajalle ei makseta erillistä palkkiota hallituksen kokouksiin osallistumisesta, mutta toimitusjohtaja kuuluu optiojärjestelmien piiriin.
Toimitusjohtajan palkitseminen
Hallitus päättää konsernin toimitusjohtajan palkasta ja muista eduista. Toimitusjohtajan vuosiansio vuonna 2009 sisältäen kuukausipalkan, luontoisedut ja bonukset oli 556.254 euroa (678.419 euroa). Toimitusjohtajalla on kirjallinen toimitusjohtajasopimus, jossa toimitusjohtajan eläkeiäksi on määritelty 60 vuotta. Eläke määräytyy työntekijän eläkelain ja yhtiön ottaman erillisen lisäeläkevakuutuksen mukaisesti. Kokonaiseläke on enintään 60 % lisäeläkkeen perusteena olevasta palkasta, johon vaikuttavat nykyisen työsuhteen perusteella maksetut palkat ja muut edut enintään viideltä vuodelta. Toimitusjohtajan irtisanomisaika on 12 kuukautta. Yhtiön sanoessa sopimuksen irti on toimitusjohtajalla irtisanomisajan palkan lisäksi oikeus 12 kuukauden palkkaa ja muita etuja vastaavaan korvaukseen.
Johdon kannustinjärjestelmät
Hallitus hyväksyy nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan esityksen konsernijohdon palkoista ja muista palkkioista sekä henkilöstön palkitsemisjärjestelmästä. Johdon palkitseminen perustuu kunkin tehtävän vaativuusryhmän mukaiseen kuukausikorvaukseen sekä erilliseen vuosibonukseen. Vuosibonus määräytyy konsernin nettotuloksesta ja toiminnoille määriteltyjen KPI-mittareiden toteutumisesta. Toimintojen omat KPI-mittarit muodostuvat eri osatekijöistä, joita ovat mm. kannattava kasvu, kassavirta ja toiminnon prosessien tehokkuus. Vuosibonuksen määrä on maksimissaan noin 20 prosenttia vuosiansioista. Nokian Renkaiden toimitusjohtajalla ja Vianor Holdingin toukokuussa 2010 eläköityneellä toimitusjohtajalla on yhtiön ottama lisäeläkevakuutus.
Lisäksi konsernilla on koko henkilöstölle suunnattu optiojärjestelmä, jonka tavoitteena on henkilöstön pitkäjänteinen kannustaminen ja sitouttaminen yhtiöön.
Sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan järjestelmät
Konsernin sisäisen valvonnan järjestelmien tarkoituksena on varmistaa, että yhtiön julkaisemat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeat tiedot konsernin taloudellisesta tilasta. Konsernissa on määritelty alla mainituille toiminnan keskeisille yksiköille konsernin laajuisesti noudatettavat ohjeet ja toimintapolitiikat, joiden tarkoituksena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista.
Konsernin liiketoiminnot koostuvat kahdesta kokonaisuudesta; valmistustoiminnasta ja rengasketjusta. Valmistustoiminta on jaettu tulosyksiköihin, joita ovat Henkilöautonrenkaat, Raskaat Renkaat (Raskaat
Renkaat eriytettiin omaksi yhtiökseen 1.1.2006 alkaen) sekä Muu liiketoiminta. Muuhun liiketoimintaan sisältyy Kuorma-autonrenkaat yksikkö. Tulosyksiköt vastaavat liiketoiminta-alueittensa toiminnasta, sen tuloksesta, riskienhallinnasta, taseesta ja investoinneista eri palvelufunktioiden tukemana. Konserniin kuuluvat myyntiyhtiöt ovat osa myyntifunktiota, ja ne toimivat tuotteiden jakelukanavana paikalliselle markkina-alueelle. Rengasketju on organisoitu omaksi alakonsernikseen. Alakonsernin emoyhtiö on Vianor Holding Oy, josta emoyhtiö Nokian Renkaat Oyj omistaa 100 %. Alakonserniin kuuluvat eri maissa toimivat rengasliikkeet. Yhtiön tytäryhtiöiden toiminnan operatiivisesta johtamisesta vastaa kunkin tytäryhtiön toimitusjohtaja. Konsernin myyntiyhtiöiden toimitusjohtajat raportoivat yhtiön myynti- ja logistiikkajohtajalle, ja Vianorin yhtiöiden toimitusjohtajat raportoivat Vianor-tulosyksikön johtajalle.
Sisäisen valvonnan toimivuudesta vastaa hallitus, sitä ohjaa johto ja toteuttaa koko organisaatio. Sisäinen valvonta ei ole erillinen toiminto vaan kiinteä osa kaikkea toimintaa ja se toimii konsernin kaikilla tasoilla. Päävastuu valvonnasta on operatiivisella johdolla. Jokainen esimies on velvollinen järjestämään vastuullaan olevassa toiminnassa riittävän valvonnan ja seuraamaan sen toimivuutta jatkuvasti. Talousjohtaja vastaa taloushallinnon ja raportoinnin prosessien sekä niiden sisäisen valvonnan järjestämisestä. Konsernin sisäisen ja ulkoisen laskennan vastuut on keskitetty emoyhtiön talousfunktioon, joka vastaa liiketoiminta-alueiden talousinformaation tuottamisesta ja sen oikeellisuudesta. Konsernitilinpäätöksen (IFRS) laatimisprosessi, valvontatoimenpiteet sekä raportointiprosessiin liittyvät toimenkuvat ja vastuualueet on määritelty. Yhtiön talousosasto tuottaa konsernitason ja liiketoiminta-alueiden konsolidoinnit ja informaation. Kukin konsernin juridinen yhtiö tuottaa yhtiön talousosaston valvonnassa oman informaationsa laadittuja ohjeita ja paikallista lainsäädäntöä noudattaen. Konsernin ja liiketoimintayksiköiden liikevaihtoa ja tulosta analysoidaan ja konsernin tulosta verrataan johdon näkemykseen liiketoiminnan kehittymisestä ja operatiivisista järjestelmistä saatuun tietoon. Tilinpäätösstandardien tulkinta ja soveltaminen on keskitetty konsernin taloushallintoon, joka myös valvoo näiden standardien noudattamista.
Tehokas sisäisen valvonnan järjestelmä vaatii riittävää, oikea-aikaista ja luotettavaa tietoa, jotta johto pystyy seuraamaan tavoitteiden saavuttamista ja valvonnan toimivuutta. Tämä kattaa sekä taloudellisen
että muun informaation, tietojärjestelmien kautta saatavan tiedon sekä muuten sisäisesti ja ulkoisesti välitettävän tiedon. Taloushallinnon ohjeistus ja muu ohjeistus on jaettu intranetissä niitä tarvitseville, ja taloushallinto järjestää tarvittaessa koulutusta ohjeistukseen liittyen. Kommunikointi liiketoimintayksiköiden kanssa on jatkuvaa. Yhtiön tulosta seurataan sisäisesti kuukausiraportoinnilla, jota täydennetään rullaavilla ennusteilla. Tuloksesta tiedotetaan henkilöstölle välittömästi virallisten pörssitiedotteiden julkaisemisen jälkeen.
Konsernissa on organisoitu Vianorin kattava sisäinen tarkastus, joka keskittyy myyntipisteiden ohjaamiseen ja toimintojärjestelmän mukaisen toiminnan varmistamiseen. Konsernin emoyhtiössä ja myyntiyhtiöissä sisäinen tarkastus ostetaan tarvittaessa palveluna tilintarkastajilta tai muilta palveluntarjoajilta. Tarkastus keskittyy aina kulloinkin erikseen sovittaviin kohteisiin. Konsernin koko sisäisestä tarkastuksesta vastaavaksi johtajaksi 1.1.2010 alkaen on nimitetty DI Pasi Anias.
Riskienhallinta
Konsernissa on hallituksen hyväksymä riskienhallintapolitiikka, joka tukee strategisten tavoitteiden saavuttamista ja varmistaa liiketoiminnan jatkuvuuden. Konsernin riskienhallintapolitiikka keskittyy sekä liiketoiminnan mahdollisuuksiin liittyvien riskien että konsernin tavoitteiden saavuttamista uhkaavien riskien hallintaan muuttuvassa toimintaympäristössä.
Riskit on luokiteltu strategisiin, toiminnallisiin, rahoituksellisiin ja vahinkoriskeihin. Strategiset liiketoimintariskit liittyvät asiakassuhteisiin, poliittisiin riskeihin, maariskeihin, tuotekehitykseen sekä investointeihin ja yritysostoihin. Venäjän toiminnot muodostavat yhtiölle merkittävän maa- ja poliittisen riskikeskittymän. Suurin yrityksen brändiin vaikuttava yksittäinen tekijä on tuotekehityksen onnistuminen uusien tuotteiden suunnittelussa. Toiminnalliset riskit liittyvät joko puutteisiin tai virheisiin yhtiön prosesseissa, henkilöstön toiminnassa, järjestelmissä tai ulkoisiin tapahtumiin esimerkiksi raaka-ainehintojen muutoksiin. Logistisen prosessin toiminta on erityisen kriittinen sesongin aikana ja vaikuttaa suoraan myynnin onnistumiseen ja asiakasuskollisuuteen. Rahoitusriskit (lisää rahoitusriskeistä taloudellisessa katsauksessa 2009, sivu 34.) liittyvät korko- ja valuuttamarkkinoiden liikkeisiin, jälleenrahoitukseen sekä vastapuoliriskiin. Vahinkoriskit voivat aiheuttaa tapaturmia, omaisuusvahinkoja, tuotantokatkoksia, ympäristövaikutuksia tai korvausvelvoitteita. Esimerkiksi tehtaan palaminen aiheuttaisi tuotantokatkoksen ja merkittäviä ympäristövahinkoja.
Riskienhallinnan prosessissa riskit pyritään tunnistamaan ja evaluoimaan, jonka jälkeen suunnitellaan ja toteutetaan käytännössä toimenpiteet kunkin riskin osalta. Toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi riskin välttäminen, pienentäminen eri keinoin tai riskin siirtäminen vakuutuksin tai sopimuksin. Valvontatoiminnoilla tai -toimenpiteillä tarkoitetaan varmistavia ja varmentavia menettelyjä, joilla pienennetään riskejä ja varmistetaan riskienhallintatoimenpiteiden suorittaminen.
Riskienhallinnassa ei ole omaa erillistä organisaatiota, vaan sen vastuut noudattavat muun liiketoiminnan ja organisaation mukaista vastuujakoa. Yhtiön hallitukselle raportoidaan kerran vuodessa riskikartoituksen perusteella havaitut keskeisimmät riskit.
Sisäpiiriasiat
Yhtiö noudattaa Helsingin Pörssin laatimaa sisäpiiriohjetta ja Finanssivalvonnan antamaa standardia 5.3 (Sisäpiiri-ilmoitukset ja -rekisterit) sekä standardia 5.2b (Liikkeesenlaskijan ja osakkeenomistajan tiedonantovelvollisuus), joita yhtiö on täydentänyt omilla sisäpiirisäännöillään.
Helsingin Pörssin sisäpiiriohjeessa ilmoitusvelvollisella sisäpiiriläisellä tarkoitetaan seuraavia henkilöitä:
1. Yhtiön hallituksen jäseniä, toimitusjohtajaa sekä tilintarkastajaa ja tilintarkastusyhteisön toimihenkilöä, jolla on päävastuu yhtiön tilintarkastuksesta; sekä
2. Yhtiön muuhun ylimpään johtoon kuuluvia henkilöitä, jotka saavat säännöllisesti sisäpiirintietoa ja joilla on oikeus tehdä yhtiön tulevaa kehitystä ja liiketoiminnan järjestämistä koskevia päätöksiä. Tähän ilmoitusvelvollisten sisäpiiriläisten ryhmään kuuluviksi henkilöiksi yhtiö on määritellyt kaikki ylimmän
johdon jäsenet.
Helsingin Pörssin sisäpiiriohjeessa yrityskohtaisilla sisäpiiriläisillä tarkoitetaan seuraavia henkilöitä:
1. Yhtiön palveluksessa olevat tai muun sopimuksen perusteella yhtiölle työskentelevät henkilöt, jotka asemansa tai tehtäviensä johdosta saavat säännöllisesti sisäpiirintietoa ja jotka yhtiö on määritellyt sisäpiiriläisiksi (ns. pysyvä yrityskohtainen sisäpiiriläinen). Nokian Renkaat on määritellyt tähän ryhmään kuuluviksi muun muassa johdon assistentteja, viestintäosaston pörssi- ja taloustiedottamisesta vastuulliset sekä talousosastolla työskentelevät avainhenkilöt.
2. Henkilöt, jotka työ- tai muun sopimuksen perusteella työskentelevät yhtiölle ja saavat sisäpiirintietoa tai muut henkilöt, jotka yhtiö on tilapäisesti merkinnyt hankekohtaiseen rekisteriin (ns. hankekohtainen sisäpiiriläinen). Hankkeena pidetään luottamuksellisesti valmisteltavaa, yksilöitävissä olevaa asiakokonaisuutta tai järjestelyä, joka sisältää sisäpiirintietoa ja joka toteutuessaan on omiaan vaikuttamaan yhtiön julkisen kaupankäynnin kohteena olevan arvopaperin arvoon. Finanssivalvonnalla on oikeus saada yhtiön hankekohtaiseen sisäpiiritiedon hallintaan liittyvät tiedot käyttöönsä.
Ilmoitusvelvollisuus, sisäpiirirekisterit ja kaupankäyntikielto
Arvopaperimarkkinalaki asettaa yhtiön ilmoitusvelvollisille sisäpiiriläisille ilmoitusvelvollisuuden ja velvoittaa yhtiön pitämään julkista sisäpiirirekisteriä ilmoitusvelvollisista sisäpiiriläisistään. Laki velvoittaa yhtiön pitämään myös yrityskohtaisista sisäpiiriläisistä yrityskohtaista sisäpiirirekisteriä, joka ei ole julkinen. Helsingin Pörssin sisäpiiriohjeessa ilmoitusvelvollisia ja pysyviä yrityskohtaisia sisäpiiriläisiä kutsutaan yhdessä pysyviksi sisäpiiriläisiksi.
Pysyvien sisäpiiriläisten tulee ajoittaa kaupankäyntinsä yhtiön liikkeeseen laskemilla arvopapereilla siten, ettei kaupankäynti heikennä luottamusta arvopaperimarkkinoita kohtaan. Sisäpiiriläiset eivät saa käydä kauppaa yhtiön arvopapereilla osavuosikatsausten ja tilinpäätöstiedotteen julkistamista edeltävien 30 vuorokauden aikana. Ajanjaksoa voidaan tarvittaessa pidentää. Kaupankäyntirajoitusta sovelletaan pysyvien sisäpiiriläisten lisäksi myös heidän puolisoihinsa, edunvalvonnassa oleviin vajaavaltaisiin henkilöihin ja määräysvaltayhteisöihinsä. Hankekohtaisilla sisäpiiriläisillä on kaupankäyntikielto hankkeen raukeamiseen tai julkistamiseen saakka.
Sisäpiiriasioiden hallinto
Nokian Renkaat pitää sisäpiirirekisteriään Euroclear Finland Oy:n SIRE-järjestelmässä. Yhtiö on nimennyt sisäpiirivastaavan, joka hoitaa sisäpiirihallintoon kuuluvia tehtäviä. Lisäksi yhtiöllä on sisäpiirirekisterin hoitaja, joka hoitaa sisäpiirirekisteriin liittyviä käytännön tehtäviä. Yhtiö tarkistaa ilmoitusvelvollisten sisäpiiriläisten ilmoitusvelvollisuuden alaan kuuluvat perustiedot ja kaupankäynnin kerran vuodessa. Tehtyjen tarkastusten perusteella laaditaan vuosittain raportti, jossa kerrotaan
tarkastusten ajankohta ja tulokset.
Tilintarkastus
Yhtiökokouksen valitsemana tilintarkastajana toimii KHT-yhteisö KPMG Oy Ab, josta päävastuullisena tilintarkastajana on KHT Lasse Holopainen. Voimassa olevien säännösten mukaisten tehtäviensä lisäksi hän raportoi tarkastushavainnoistaan konsernin johdolle. Konsernin tilintarkastuspalkkiot olivat vuonna 2009 yhteensä 397,000 euroa (503,000 euroa). Muista palveluista tilintarkastusyhteisölle maksetut palkkiot olivat yhteensä 186,000 euroa (80,000 euroa).
